Kaip ir daugumai žmonių, mano dienos yra užpildytos skubiomis, bet dažnai nereikšmingomis užduotimis.Nenuplėšti Kai paliatyviosios pagalbos slaugytoja Bonnie Ware, prižiūrinti ligonius paskutinėmis savo gyvenimo savaitėmis, paklausė, dėl ko labiausiai gailisi žmonės, buvo pateikti 5 atsakymai:
- Norėčiau, kad turėčiau drąsos gyventi tikrą gyvenimą sau, o ne gyvenimą, kurio kiti iš manęs tikėjosi
- Norėčiau, kad nebūčiau taip sunkiai dirbęs
- Linkiu drąsos reikšti savo jausmus
- Norėčiau, kad būčiau palaikęs ryšį su savo draugais
- Linkiu, kad leidau sau būti laimingesnei
Dirbdamas daug galvoju apie šį sąrašą.
Kaip ir daugumai žmonių, mano dienos yra užpildytos skubiomis, bet dažnai nereikšmingomis užduotimis. Laiškus. Susitikimai. Pasivyti. Skambučiai.
Tai panašu į tai, kad atsiskaito už didelę palūkanų kreditinę kortelę. Aš pats dirbu iki kaulų kaulų, bet iš esmės vos įlenkiu . Kai pagalvoju apie tai, ką nuveikiau reikšmingą per savaitę, kartais net į galvą nekyla nė vienas dalykas. Kaip tai atsitinka?
Kalbėdamas Stanforde, „Evernote“ generalinis direktorius Philas Libinas ėmėsi būtent šio klausimo ir aptarė, kaip atskirti tai, kas skubu, ir tai, kas svarbu jūsų gyvenime:
Skubios užduotys yra užduotys, kurias reikia spręsti nedelsiant.
Tai yra tokie dalykai kaip telefono skambučiai, užduotys su artėjančiais terminais ir situacijos, kai turite greitai reaguoti. Atsakymas į el. Laišką, kai tai turite padaryti, paprastai yra neatidėliotina užduotis.
Svarbios užduotys yra užduotys, prisidedančios prie ilgalaikių misijų ir tikslų.
Tai yra ta knyga, kurią norite parašyti, pristatymas, kurį norite padaryti paaukštinimui, ir įmonė, kurią planuojate pradėti.
Problema ta, kad svarbios užduotys dažniausiai būna trumpinamos dėl skubių užduočių. Taigi, jei per dieną praleidote ribotą laiką, kaip galite įsitikinti, kad skyrėte laiko svarbioms užduotims atlikti?
Sprendimo matricos naudojimas norint nuspręsti, kas yra svarbu
Vienas iš būdų išsiaiškinti, kas yra svarbiausia, yra naudoti Eizenhauerio sprendimo matrica : 
Kai tik tai darote, jūs darote kompromisą tarp svarbaus ir skubaus.Jamesclear.com/Crew.co
Sukūrė Dwightas Eisenhoweris, penkių žvaigždučių JAV armijos generolas, Aukščiausiasis sąjungininkų pajėgų vadas Europoje Antrojo pasaulinio karo metu, Kolumbijos universiteto prezidentas, o ir dviejų kadencijų JAV prezidentas, ši paprasta dėžutė padalija užduotis į paprastas kategorijas:
Viršutiniame kairiajame kampe ( Svarbu ir skubu ), galite pateikti tokius dalykus kaip krizės, terminai ir problemos.
Viršutinis dešinysis kampas ( Svarbu ir neskubi ) gali būti tokie dalykai kaip santykiai, ilgalaikių projektų planavimas ir poilsis.
Apatinis kairysis kampas ( Nesvarbu ir skubu ) gali būti pertraukos, susitikimai ir veikla.
Apatiniame dešiniajame kampe ( Nesvarbu ir neskubi ) gali būti laiko švaistymas, maloni veikla ir kitos nereikšmingos užduotys.
Gana lengva pašalinti nesvarbius, neskubius dalykus. Tai kažkoks galvosūkis. Norisi ten praleisti kuo mažiau laiko.
Svarbūs ir skubūs dalykai taip pat akivaizdžiai yra pirmieji dalykai, kuriuos turėtumėte išspręsti.
Bet ką daryti, kai pirmenybė teikiama kitiems dviem kvadrantams? Štai kur viskas apsunkina.
Daugelis žmonių pirmiausia neatlieka skubių užduočių - problema yra ta jei visada atliekate skubias užduotis, negalite atlikti svarbių užduočių .
Visada iškyla skubių užduočių. Visada bus skubesnių užduočių, nei turite laiko atlikti, kad ir kaip stengtumėtės.
Ar kada nors atsidūrei sakydamas: [X] yra tikrai svarbus, bet šiuo metu neturiu tam laiko?
Kai tik tai darote, jūs darote kompromisą tarp svarbaus ir skubaus. Lao Tzu sako: „Laikas yra sukurtas dalykas. Sakyti „neturiu laiko“ yra tarsi sakyti „nenoriu“.
Arba, kaip sakė Picasso, atidėkite tik rytdienai tai, ką norite mirti palikę nepadarytą.
Kaip padaryti, kad svarbios užduotys būtų skubios
Lengviausias būdas įsitikinti, kad svarbi užduotis yra skubi duok jai terminą .
Terminai iš tikrųjų daro skubias užduotis skubias: tai, kad jūs turite jas spręsti nedelsdami. Terminų trūkumas taip pat dažnai daro svarbias užduotis tokias nesvarbias. Paprastai tai yra dalykas, prie kurio galų gale galite pasiekti.
Pavyzdžiui, iki mėnesio pabaigos turite sumokėti nuomą. Tai terminas. Artėjant šiam terminui, užduotis tampa vis skubesnė.
Kita vertus, jūsų tikslas atgauti formą yra svarbus, tačiau jis visai nėra skubus. Ar tu turėti iki mėnesio pabaigos nuvykti į sporto salę? Tikriausiai ne.
Taigi pirmas dalykas, kurį turite padaryti, jei norite įsitikinti, kad atlikote svarbias užduotis, yra nustatyti terminus. Svarbi užduotis beveik visada yra didžiulis užduočių rinkinys (jie dažnai labiau panašūs į projektus), o norint nustatyti terminą pirmiausia turite jį suskirstyti į mažesnes užduotis ir nustatyti joms terminus.
Mano mėgstamiausias požiūris į tai kyla Pabaigti darbus , kuriame Davidas Allenas klausia:
Koks yra kitas fizinis veiksmas, kurį turite atlikti, kad pasiektumėte pažangos atlikdami šią užduotį?
Tai dalykas, kuriam reikia nustatyti terminą.
Dabar čia yra svarbiausia dalis, nes nepakanka tik nustatyti terminą.
Kodėl jums reikia rimtų terminų
Antroji neatidėliotinų užduočių kokybė, dėl kurios jie yra skubūs, yra ta, kad jų terminai nėra derinami.
Jei nesilaikote termino, tai gali sukelti rimtų pasekmių.
Akivaizdu, kodėl taip yra, pavyzdžiui, nemokant nuomos. Pirmiausia jūsų šeimininkas pakvies jus ir šauks. Jei esate jautrus socialiniam spaudimui, greičiausiai to pakaks, kad laiku sumokėtumėte nuomą. Priešingu atveju galų gale jūs pateksite į teismą ir iškeldinsite, o tai yra pakankamai rimta daugumai žmonių.
Tik nustatant svarbių užduočių terminus, problema yra ta, kad jie savaime netampa rimti. Jei sakau, kad iki savaitės pabaigos turiu eiti į sporto salę, iš esmės nėra jokių pasekmių, jei nesilaikau šio termino.
Taigi, kaip padaryti terminus reikšmingesnius? Štai keli būdai:
1. Padarykite tai viešą
Vienas iš būdų padaryti rimtesnį terminą yra jo viešas pareiškimas. Kai esate viešai atskaitingas iki nustatyto termino, tuomet negalite apgauti tik savęs. Šios monetos atvirkštinė pusė yra ta, kad jei viešai nustatysite datą, geriau įsitikinkite, kad iš tikrųjų galite ją pataikyti. Nėra nieko panašaus į stresą, kai reikia laikytis termino, kurį sau nustatėte per daug agresyviai.
2. Sukurkite apdovanojimus ir bausmes
Kitas būdas padaryti rimtesnį terminą yra nustatyti atlygį už jo įvykdymą arba bausmę už dingusį. Šį atlygių ir bausmių rinkinį nustatykite anksčiau laiko ir įsitikinkite, kad nesate asmuo, atsakingas už faktinį jo vykdymą. Pvz., Parašykite čekį už 2000 JAV dolerių kokiai nors nekenčiamai politinei organizacijai, padovanokite savo draugui ir liepkite išsiųsti, jei nespėsite suplanuoti termino.
3. Laikykite kitus atsakingus
Kalbant apie kitų (pvz., Jūsų komandos narių) atskaitomybę už terminus, svarbu priversti žmones suvokti, kokie svarbūs terminai jums yra svarbūs. Jūs negalite toleruoti praleistų terminų. Tai reiškia, kad iš tikrųjų užsiregistruosite ir atliksite nemalonius pokalbius, kai praleidžiami terminai. Jei to nepadarysite, tada žmonės suprantama manys, kad terminai jums nėra tokie svarbūs, ir jie pradės vis dažniau atsilikti ar praleisti.
4. Nusistatykite sau nuolatinius priminimus
Labai lengva nepaisyti termino, nebent turite nuolatinį priminimą. Skubios užduotys dažnai turi įmontuotus priminimus, pvz., Jūsų draugas ar sutuoktinis, kuris nuolat klaidina, kad galėtumėte ką nors padaryti. Atlikdami svarbias užduotis, turite patys nustatyti tuos priminimus. Apklijuokite lipdukus aplink savo stalą. Nustatykite kalendoriaus įvykius ar laikmačius. Užsirašykite prie savo vonios veidrodžio. Darykite viską, ką turite padaryti.
*****
Ar tai atrodo didelis darbas? Na, iš pradžių gali būti. Tačiau laikui bėgant tai tampa lengviau, ir jūs pastebėsite, kad jaučiatės daug mažiau įtemptas.
Visada turėsite pakankamai skubių užduočių, kad užpildytumėte visą dieną, savaitę, metus ar net visą gyvenimą. Tačiau tam, kam iš tikrųjų turėtumėte išleisti didžiąją savo energijos dalį, yra svarbių dalykų atlikimas, kad nerastumėte sau gailesčio dalykų, kuriems niekada neradote laiko, sąrašo.
Jory MacKay yra redaktorius @CrewLabs , kur šis įrašas iš pradžių pasirodė . Norite išmokti tapti geriausia savo versija? Paspauskite čia prisijungti prie tūkstančių kūrėjų ir verslininkų, kurie kas savaitę gauna el. laišką apie jūsų kūrybiškumo ir produktyvumo didinimą.
